10 Tipps für den perfekten Versand von Pressemitteilungen

Christof Schramm
von
Mitglied der Geschäftsleitung
am Dienstag, 4. Januar 2011 um 10:09

Als guter Vorsatz für dieses Jahr eignet sich auch, Pressemitteilungen nur noch auf perfekte Weise zu versenden. Wir haben dazu zehn wichtige Tipps zusammengestellt. Die PR-Software altares-Symphony unterstützt Sie bei der Verteilerpflege und beim Versand – und sie ist sehr benutzerfreundlich:

TIPP 1 – Text in E-Mail
Kopieren Sie den gesamten Text der Mitteilung in die Mail. Dann kann der Empfänger die Informationen direkt lesen. Wenn Sie die Mitteilung bspw. nur als PDF-Datei anhängen, muss der Empfänger erst ein weiteres Programm starten.

TIPP 2 – Aussagekräftiger Betreff
Wählen Sie eine aussagekräftige  Betreffzeile. Zum Beispiel: „Pressemitteilung der ABC AG: Neuer Großauftrag in Höhe von 555 Mio. Euro“

TIPP 3 – Personalisierung
Personalisieren Sie die Anrede in Ihren Mitteilungen. Ein „Sehr geehrte Frau Dr. Merkel“ wirkt immer besser als ein „Sehr geehrte Damen und Herren“.

TIPP 4 – Kontakthistorie
In Ihrer Kontaktdatenbank sollten Sie für jeden Empfänger notieren, wann welche Pressemitteilung versendet wurde. Das erleichtert den Überblick. Die altares-Symphony macht das automatisch. Außerdem können Sie auch manuell Gesprächsnotizen hinterlegen.

TIPP 5 – Layout
Sie sollten bei der Versandvorbereitung wählen können, welche Layoutvorlage Sie nutzen möchten. Beispiel: Sie  wählen zwischen „Pressemitteilung“, „Produktmitteilung“, „Hausmitteilung“, „Investoren Mitteilung“ oder auch „Neutrales Layout“. Die altares-Symphony bietet Ihnen dieses Flexibilität.

TIPP 6″ – HTML-“ vs. „Nur-Text-“ vs. „Hybrid-Mails“
Wenn Sie eine gestaltete HTML-Mail versenden, sollten auch diejenigen Empfänger die Mail lesen können, deren Mailprogramm kein HTML darstellt. Um dieses Dilemma beim Mailversand zu lösen, bietet die altares-Symphony den Versand so genannter „Hybrid-Mails“:  für Empfänger mit HTML wird die Mail im HTML-Layout dargestellt, für Empfänger ohne HTML-Möglichkeit wird die Mail nur als Text („plain text“) dargestellt. Kundenfreundlicher geht es nicht.

TIPP 7 – Mehrsprachigkeit
Wenn Sie Pressemitteilungen in mehreren Sprachen versenden, sollten Sie trotzdem nur ein Mal den Versand starten müssen. Die PR-Software sollte automatisch selektieren, wer den englischen Text mit dem englischen Anhang, wer den spanischen Text mit dem spanischen Anhang und wer die deutschen Mails erhält. Die altares-Symphony kann das und zwar in (fast) allen internationalen Zeichensätzen.

TIPP 8 – Fax und Serienbriefversand
Eine moderne PR-Software sollte automatisch selektieren, wer die Mitteilung per Mail und wer sie per Fax erhalten will. Das sollte Ihnen keine gesonderte Arbeit machen. Die altares-Symphony kann beim Versand sogar automatisch einen Serienbrief vorbereiten.

TIPP 9 – Rückläufer („Bounce to“)
Je größer der Verteiler, desto mehr Rückläufer werden Sie erhalten. Ein gutes Versandsystem erlaubt Ihnen die Eingabe von so genannten „Bounce to“ Adressen. Das ist die E-Mail-Adresse, an die die Rückläufer und Fehlermeldungen gehen sollen. Am besten tragen Sie hier die Adresse von der Person ein, die den Verteiler überarbeitet (Praktikant, Agentur, Teilzeitkraft etc.).

TIPP 10 – Spamschutz
Spamfilter bewerten die eingehenden Mails und liefern einen Score. Je höher der Score, desto eher wird die Mail herausgefiltert. Folgende Maßnahmen wirken günstig auf den Score Ihrer Mail: ein vernünftiges Verhältnis von Text zu Bild. Je mehr Text, desto besser.  Verzichten Sie auf einschlägige Schlüsselworte. Wenn Sie Ihren eigenen Mailserver zum Mailversand nutzen, ist das von Vorteil. Bei der altares-Symphony können Sie auch Ihren eigenen Mailserver zum Versand nutzen.

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