An alle Eventagenturen: Warum tun Sie sich das an?

Christof Schramm
von
Mitglied der Geschäftsleitung
am Montag, 7. Februar 2011 um 13:07

Ich halte gerade eine Einladung für einen Abendevent in der Hand, der im Rahmen der Berlinale stattfindet. Wenn ich kommen will, soll ich meinen Namen ausfüllen und ihn an die Veranstaltungsagentur zurückfaxen. Das habe ich getan.

Und jetzt stelle ich mir vor, wie jemand in der Eventagentur sitzt, mein Fax abtippt und die Zusagenliste  erstellt! Dann wird vielleicht noch eine weitere Person beauftragt, mein Namensschild zu erstellen. Und wenn ich dann auf die Veranstaltung gehe, wird sicherlich manuell abgehakt, dass ich angekommen bin. Diese Liste wird dann wieder in den PC übertragen, sodass dem Veranstalter schließlich eine Anwesenheitsliste vorgelegt werden kann.

Ich frage mich, warum sich Eventagenturen diesen manuellen Aufwand antun?

Denn heute geht das eigentlich BESSER und BILLIGER.

BESSER, weil persönlicher, schneller und mit jederzeitigem Überblick für Kunde und Agentur.

BILLIGER, weil es wirklich Zeit und Arbeitskraft spart.

Eine Eventagentur mit modernem Gäste- und Einladungsmanagement – wir dem altares-GuestManager – würde der Prozess folgendermaßen aussehen. Ich beginne nochmal von vorne:

1. Ich halte gerade eine Einladung in der Hand, die (sogar) persönlich an mich gerichtet ist und einen Link mit Zugangsdaten enthält.

2. Ich gehe auf das Registrierungsportal, logge mich ein, korrigiere meine dort bereits abgespeicherte Adresse und bestätige mein Kommen.

3. Die Veranstaltungsagentur und der Veranstalter haben beide Zugang zur Online-Gästeliste und sind so jederzeit über den Status der Zusagen informiert.

4. Bei der Veranstaltungsagentur muss niemand mehr die manuellen Faxe in den PC übertragen, denn das macht der Gast bei seiner Zusage selbst (ein kleiner Hinweis: bis hierhin hat noch keine Person in der Eventagentur an irgendwelchen Listen arbeiten müssen).

5. Zum Erstellen der Namensschilder reichen ein paar Mausklicks. Der altares-GuestManager erstellt die Namensschilder automatisch aus der Zusageliste.

6. Die Wahrscheinlichkeit für fehlerhafte Namensschilder wird minimiert, da die Gäste ihre Namen selbst überarbeiten können und Sie kein handschriftlichen Faxe entziffern müssen.

7. Da die Anzahl der Zusagen noch nicht ausreicht, wollen Sie noch schnell ein paar Einladungs-Reminder versenden. Sie müssen nur das Anschreiben formulieren – der Rest dauert keine zwei Minuten. Denn Sie sagen dem altares-GuestManager nur, dass Sie alle diejenigen Gäste anschreiben wollen, die noch nicht zugesagt und noch nicht abgesagt haben. Die Software selektiert die Gäste automatisch – und zwar hochaktuell, denn die Zusagen sehen Sie ja online. Es ist außerdem unerheblich, ob Sie das Schreiben per E-Mail oder per Briefpost oder Fax versenden wollen. Der altares-GuestManager macht das, was Sie wollen.

8. Bei der Veranstaltung werden die erschienen Gäste gleich elektronisch erfasst (bspw. durch einen Barcode oder eine Einladung mit RFID-Chip). Das ermöglicht eine genaue Einlasskontrolle und eine jederzeitige Übersicht über die bereits erschienenen Gäste.

9. Schon während der Veranstaltung ist das gesamte Gäste-Reporting fertig, denn die Daten liegen ja bereits elektronisch vor.

FAZIT

Dieses Beispiel illustriert, dass Sie viel Zeit und Ressourcen durch die Automatisierung besonders zeit- und personalintesiver Organisations- und Datenübertragungsarbeiten sparen können.

Worauf warten Sie noch? Rufen Sie an und vereinbaren eine Onlinepräsentation (0211 550 262 100).

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