Archiv für die Kategorie ‘Best Practice’

KION Management Summit 2016

Donnerstag, 17. März 2016

KION vertraut erneut auf das Teilnehmermanagement und die Live-Event-App von altares.

Circa 300 Manager aus aller Welt kamen im Februar 2016 zu einer zweitägigen Managementkonferenz in Stříbro, Tschechien, zusammen. altares übernahm auch dieses Jahr wieder das gesamte Teilnehmerhandling im Vorfeld.

Badges

Jedem Teilnehmer wurde vor Ort ein personalisiertes iPad zur Verfügung gestellt, über das er Zugriff auf die interaktive Agenda, Sitzplan und Teilnehmerprofile hatte. Highlight war sicherlich das Live-Voting für Umfragen und Stimmungsbarometern sowie die Möglichkeit Fragen über das iPad an das Management zu übermitteln. Um das technisch zu realisieren, stellte altares neben über 300 iPads vor Ort auch ein speziellen High-Density-WLAN Netzwerk zur Verfügung über das eine flächendeckende WLAN-Auslechtung im gesamten Veranstaltungsareal gewährleistet war.

Voting App

 

 

Audi Händlermeeting 2015

Donnerstag, 17. März 2016

Audi fährt mit altares zum Internationalen Händlermeeting nach Barcelona und vertraut erneut auf unsere Teilnehmermanagement-Kompetenz und Technologie. 

Über drei Wochen hinweg begrüßte die AUDI AG mehr als 4.000 internationale Händler aus mehr als 90 Ländern. Im Oktober und November 2015  wurden in Barcelona in 18 Wellen die Gäste durch das jeweils zweitägige Programm mit Fahrerlebnissen und Abendveranstaltung geführt.

altares war dabei für das komplette Teilnehmermanagement, Hotel- und Reisemanagement, Akkreditierung und Fahrzeugerfassung/elektronisches Fahrtenbuch zuständig.

Audi Händlermeeting 2015

Mehr Informationen finden Sie unter: http://www.gaeste-management.de/download/Referenz_Audi_HM_2015.pdf

 Filmpremiere „Honig im Kopf“ in Berlin und Hamburg

Donnerstag, 18. Dezember 2014

Am Montag feierte Warner Bros. die Premiere des Films „Honig im Kopf“ mit Til und Emma Schweiger und Dieter Hallervorden. 850 Gäste wurden dazu in das Berliner Sony Center am Potsdamer Platz und 350 Gäste am Tag darauf ins CinemaxX Hamburg-Dammtor  eingeladen. altares zeichnete dabei für das Einladungsmanagement und die Zutrittskontrolle verantwortlich.

Premiere-Honig-im-Kopf-HH Premiere-Honig-im-Kopf-Berlin

50 Jahre Nutella

Montag, 21. Juli 2014

Im Mai 2014 feierte Ferrero den 50. Geburtstag von Nutella mit circa 10.000 geladenen Gästen im Dortmunder Westfalenpark. 

Den 50. Geburtstag feierte Nutella unter dem Motto „50 Jahre voller Geschichten“ am 18. Mai 2014 mit rund 10.000 Gästen, Mitarbeitern und Vertretern der Presse im Dortmunder Westfalenpark.

altares war dabei für das komplette Teilnehmermanagement und die Akkreditierung bzw. das Zutrittsmanagement vor Ort zuständig.

Ticket 50 Jahre Nutella

 

 

 

 

 

Mehr Informationen finden Sie unter: http://www.gaeste-management.de/download/Referenz_50Jahre_Nutella.pdf

IFA OPENING GALA 2013

Mittwoch, 09. Oktober 2013

Auch in 2013 vertraute die Messe Berlin wie schon im Jahr zuvor auf die Kompetenz und das Teilnehmermanagement-Tool von altares.

IFA Opening 2013Mit der IFA Opening Gala 2013 fiel am 5. September 2013 der Startschuss für die IFA 2013. Im Berliner Palais am Funkturm feierten 600 geladene Gäste aus Politik, Wirtschaft, Medien und Entertainment die Eröffnung der weltweit bedeutendsten Messe für Unterhaltungselektronik und Elektrohausgeräte mit einem exklusiven Galaprogramm.

Wie schon im Jahr zuvor war altares wieder für den gesamten Einladungsprozess sowie die Bereitstellung der Zutrittsmanagement-Lösung vor Ort verantwortlich.

Mehr Informationen finden Sie unter:

http://www.gaeste-management.de/download/Referenz_IFA_Gala_2013.pdf

100 Jahre CLAAS: Familientag und Festakt zum Firmenjubiläum

Mittwoch, 11. September 2013

Zum 100-jährigen Betriebsjubiläum feierte der Landmaschinenhersteller CLAAS mit rund 11.000 Gästen seinen World Family Day. Schon am Vorabend wurde der runde Geburtstag mit 300 internationalen Gästen aus Politik und Wirtschaft im Rahmen einer Gala begangen.

100 Jahre CLAAS Mitarbeiterfest„100 Jahre besser ernten“ – unter diesem Motto feierte der Weltkonzern CLAAS am 6. September 2013 sein
100-jähriges Bestehen mit einem Familienfest. Rund 11.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie deren Angehörigen besuchten den „CLAAS World Family Day“ in Harsewinkel.

altares zeichnete dabei für ein reibungsloses Besuchermanagement verantwortlich – von der Konzeption des Einladungsprozesses bis hin zur Konzeption, Planung und Umsetzung der Zutrittsbereiche vor Ort.

Schon am Vorabend zum World Family Day versammelten sich 300 internationale Gäste aus Politik und Wirtschaft in Harsewinkel und feierten im Rahmen einer Gala das Jubiläum. Auch diese Veranstaltung wurde vollständig von altares betreut.

CLAAS World Family Day

Mehr Informationen finden Sie unter: http://www.gaeste-management.de/download/Referenz_100Jahre_Claas.pdf

Sommerfest Hamburger Hochbahn

Montag, 23. Juli 2012

Anlässlich des 100-jährigen Betriebsjubiläums lud die Hamburger Hochbahn am ersten Juni-Wochenende 2012 zu ihrem Sommerfest auf das Werksgelände in die Hellbrookstraße in Hamburg ein.

Unter dem Motto „24 Stunden ‑ Unser Fest“ feierte sie mit rund 7.500 Mitarbeitern und Pensionären und deren Familien von Samstag 18 Uhr bis Sonntag 18 Uhr mit einem bunten Rahmenprogramm in den Werkshallen und auf dem Außengelände.

altares sorgte dabei für ein reibungsloses Teilnehmermanagement: Unser Leistungspaket beinhaltete neben allgemeiner Beratung, der Bereitstellung unser des es altares-GuestManagers, der Portalerstellung und Organisation der Gästekommunikation, Erstellung der personalisierten Einladungsschreiben und Faxrückantworten sowie Erfassung der Faxrückläufer auch die Bereitstellung und Service der Akkreditierungstechnik vor Ort für das Zutrittsmanagement.

 

B/S/H/ ProTour 2012

Freitag, 11. Mai 2012

Im März 2012 präsentierten Bosch und Siemens Consumer Products im Rahmen der ProTour 2012 rund 2.000 Händlern in acht deutschen Städten ihre kleinen Hausgeräte.

Akkreditierung udn Check-inWie schon im Jahr 2011 machten Bosch und Siemens Consumer Products mit der ProTour  in acht deutschen Städten halt und präsentierten im März 2012 in Potsdam, Lübeck, Stuttgart, Duisburg, Mainz, Hannover, Nürnberg und München die kleinen Hausgeräte beider Marken. Rund 2.000 Händler folgten der Einladung und besuchten B/S/H/ zu einem der Termine an den unterschiedlichen Locations.

Um das Handling der Gästedaten auf moderne und effiziente Weise zu organisieren, verließ sich Bosch Siemens Hausgeräte und die betreuende Eventagentur Metzler:Vater  beim elektronischen Gästemanagement auf das Know-how, die Software und Technik von altares.

Mehr Informationen finden Sie unter:
http://gaeste-management.de/download/Referenz_BSH_2012.pdf (2,1 MB)

 

Handy-Ticketing für das Event University@Telekom

Samstag, 07. Januar 2012

Die Deutsche Telekom vertraut im Rahmen der University@Telekom Veranstaltung in Berlin für das Handy-Ticketing auf die Kompetenz von altares.

Am 24. November 2011 begrüßte die Telekom Hochschulprofessoren, Vertreter des Hochschulverbandes und Vertreter studentischer Initiativen zur Veranstaltung „University@Telekom – Transformation erleben“ in Berlin.

altares war dabei für die Umsetzung der Akkreditierung und des Check-ins verantwortlich. Um dem Charakter der Veranstaltung gerecht zu werden, setzten wir auf Selfscan-Terminals, an denen die Teilnehmer ihre print@home Tickets oder Handytickets mit QR-Code selber scannen konnten und dabei automatisch eine Plastikkarte als Namensschild erhielten.

Um das Networking auf dem Event anzuregen wurden auf die vor Ort produzierten Karten neben Namen, Organisation und QR-Code noch drei Symbole aufgedruckt, die z. B. PLZ-Gebiet und die fachliche Zuordnung des Gastes darstellten. So wurde den Teilnehmern das Networking vereinfacht, da man bei Übereinstimmung eines oder mehrerer Symbole direkte Anknüpfungspunkte hatte.

Auch an den Eingängen zu den neun Workshops wurden die Teilnehmer anhand des QR-Codes erfasst, um ihnen im Nachgang gezielt Informationen zukommen lassen zu können.

Wir freuen uns, dass wir die Deutsche Telekom und die Eventagentur on the rock bei diesem spannende Projekt unterstützen durften, und dass der Handy-Check-in so positiv aufgenommen wurde und damit das Projekt zur vollsten Zufriedenheit aller Beteiligten abgeschlossen wurde.

An alle Eventagenturen: Warum tun Sie sich das an?

Montag, 07. Februar 2011

Ich halte gerade eine Einladung für einen Abendevent in der Hand, der im Rahmen der Berlinale stattfindet. Wenn ich kommen will, soll ich meinen Namen ausfüllen und ihn an die Veranstaltungsagentur zurückfaxen. Das habe ich getan.

Und jetzt stelle ich mir vor, wie jemand in der Eventagentur sitzt, mein Fax abtippt und die Zusagenliste  erstellt! Dann wird vielleicht noch eine weitere Person beauftragt, mein Namensschild zu erstellen. Und wenn ich dann auf die Veranstaltung gehe, wird sicherlich manuell abgehakt, dass ich angekommen bin. Diese Liste wird dann wieder in den PC übertragen, sodass dem Veranstalter schließlich eine Anwesenheitsliste vorgelegt werden kann.

Ich frage mich, warum sich Eventagenturen diesen manuellen Aufwand antun?

Denn heute geht das eigentlich BESSER und BILLIGER.

BESSER, weil persönlicher, schneller und mit jederzeitigem Überblick für Kunde und Agentur.

BILLIGER, weil es wirklich Zeit und Arbeitskraft spart.

Eine Eventagentur mit modernem Gäste- und Einladungsmanagement – wir dem altares-GuestManager – würde der Prozess folgendermaßen aussehen. Ich beginne nochmal von vorne:

1. Ich halte gerade eine Einladung in der Hand, die (sogar) persönlich an mich gerichtet ist und einen Link mit Zugangsdaten enthält.

2. Ich gehe auf das Registrierungsportal, logge mich ein, korrigiere meine dort bereits abgespeicherte Adresse und bestätige mein Kommen.

3. Die Veranstaltungsagentur und der Veranstalter haben beide Zugang zur Online-Gästeliste und sind so jederzeit über den Status der Zusagen informiert.

4. Bei der Veranstaltungsagentur muss niemand mehr die manuellen Faxe in den PC übertragen, denn das macht der Gast bei seiner Zusage selbst (ein kleiner Hinweis: bis hierhin hat noch keine Person in der Eventagentur an irgendwelchen Listen arbeiten müssen).

5. Zum Erstellen der Namensschilder reichen ein paar Mausklicks. Der altares-GuestManager erstellt die Namensschilder automatisch aus der Zusageliste.

6. Die Wahrscheinlichkeit für fehlerhafte Namensschilder wird minimiert, da die Gäste ihre Namen selbst überarbeiten können und Sie kein handschriftlichen Faxe entziffern müssen.

7. Da die Anzahl der Zusagen noch nicht ausreicht, wollen Sie noch schnell ein paar Einladungs-Reminder versenden. Sie müssen nur das Anschreiben formulieren – der Rest dauert keine zwei Minuten. Denn Sie sagen dem altares-GuestManager nur, dass Sie alle diejenigen Gäste anschreiben wollen, die noch nicht zugesagt und noch nicht abgesagt haben. Die Software selektiert die Gäste automatisch – und zwar hochaktuell, denn die Zusagen sehen Sie ja online. Es ist außerdem unerheblich, ob Sie das Schreiben per E-Mail oder per Briefpost oder Fax versenden wollen. Der altares-GuestManager macht das, was Sie wollen.

8. Bei der Veranstaltung werden die erschienen Gäste gleich elektronisch erfasst (bspw. durch einen Barcode oder eine Einladung mit RFID-Chip). Das ermöglicht eine genaue Einlasskontrolle und eine jederzeitige Übersicht über die bereits erschienenen Gäste.

9. Schon während der Veranstaltung ist das gesamte Gäste-Reporting fertig, denn die Daten liegen ja bereits elektronisch vor.

FAZIT

Dieses Beispiel illustriert, dass Sie viel Zeit und Ressourcen durch die Automatisierung besonders zeit- und personalintesiver Organisations- und Datenübertragungsarbeiten sparen können.

Worauf warten Sie noch? Rufen Sie an und vereinbaren eine Onlinepräsentation (0211 550 262 100).