Im März 2012 präsentierten Bosch und Siemens Consumer Products im Rahmen der ProTour 2012 rund 2.000 Händlern in acht deutschen Städten ihre kleinen Hausgeräte.
Wie schon im Jahr 2011 machten Bosch und Siemens Consumer Products mit der ProTour in acht deutschen Städten halt und präsentierten im März 2012 in Potsdam, Lübeck, Stuttgart, Duisburg, Mainz, Hannover, Nürnberg und München die kleinen Hausgeräte beider Marken. Rund 2.000 Händler folgten der Einladung und besuchten B/S/H/ zu einem der Termine an den unterschiedlichen Locations.
Um das Handling der Gästedaten auf moderne und effiziente Weise zu organisieren, verließ sich Bosch Siemens Hausgeräte und die betreuende Eventagentur Metzler:Vater beim elektronischen Gästemanagement auf das Know-how, die Software und Technik von altares.
Die Deutsche Telekom vertraut im Rahmen der University@Telekom Veranstaltung in Berlin für das Handy-Ticketing auf die Kompetenz von altares.
Am 24. November 2011 begrüßte die Telekom Hochschulprofessoren, Vertreter des Hochschulverbandes und Vertreter studentischer Initiativen zur Veranstaltung „University@Telekom – Transformation erleben“ in Berlin.
altares war dabei für die Umsetzung der Akkreditierung und des Check-ins verantwortlich. Um dem Charakter der Veranstaltung gerecht zu werden, setzten wir auf Selfscan-Terminals, an denen die Teilnehmer ihre print@home Tickets oder Handytickets mit QR-Code selber scannen konnten und dabei automatisch eine Plastikkarte als Namensschild erhielten.
Um das Networking auf dem Event anzuregen wurden auf die vor Ort produzierten Karten neben Namen, Organisation und QR-Code noch drei Symbole aufgedruckt, die z. B. PLZ-Gebiet und die fachliche Zuordnung des Gastes darstellten. So wurde den Teilnehmern das Networking vereinfacht, da man bei Übereinstimmung eines oder mehrerer Symbole direkte Anknüpfungspunkte hatte.
Auch an den Eingängen zu den neun Workshops wurden die Teilnehmer anhand des QR-Codes erfasst, um ihnen im Nachgang gezielt Informationen zukommen lassen zu können.
Wir freuen uns, dass wir die Deutsche Telekom und die Eventagentur on the rock bei diesem spannende Projekt unterstützen durften, und dass der Handy-Check-in so positiv aufgenommen wurde und damit das Projekt zur vollsten Zufriedenheit aller Beteiligten abgeschlossen wurde.
Ich halte gerade eine Einladung für einen Abendevent in der Hand, der im Rahmen der Berlinale stattfindet. Wenn ich kommen will, soll ich meinen Namen ausfüllen und ihn an die Veranstaltungsagentur zurückfaxen. Das habe ich getan.
Und jetzt stelle ich mir vor, wie jemand in der Eventagentur sitzt, mein Fax abtippt und die Zusagenliste erstellt! Dann wird vielleicht noch eine weitere Person beauftragt, mein Namensschild zu erstellen. Und wenn ich dann auf die Veranstaltung gehe, wird sicherlich manuell abgehakt, dass ich angekommen bin. Diese Liste wird dann wieder in den PC übertragen, sodass dem Veranstalter schließlich eine Anwesenheitsliste vorgelegt werden kann.
Ich frage mich, warum sich Eventagenturen diesen manuellen Aufwand antun?
Denn heute geht das eigentlich BESSER und BILLIGER.
BESSER, weil persönlicher, schneller und mit jederzeitigem Überblick für Kunde und Agentur.
BILLIGER, weil es wirklich Zeit und Arbeitskraft spart.
Eine Eventagentur mit modernem Gäste- und Einladungsmanagement – wir dem altares-GuestManager – würde der Prozess folgendermaßen aussehen. Ich beginne nochmal von vorne:
1. Ich halte gerade eine Einladung in der Hand, die (sogar) persönlich an mich gerichtet ist und einen Link mit Zugangsdaten enthält.
2. Ich gehe auf das Registrierungsportal, logge mich ein, korrigiere meine dort bereits abgespeicherte Adresse und bestätige mein Kommen.
3. Die Veranstaltungsagentur und der Veranstalter haben beide Zugang zur Online-Gästeliste und sind so jederzeit über den Status der Zusagen informiert.
4. Bei der Veranstaltungsagentur muss niemand mehr die manuellen Faxe in den PC übertragen, denn das macht der Gast bei seiner Zusage selbst (ein kleiner Hinweis: bis hierhin hat noch keine Person in der Eventagentur an irgendwelchen Listen arbeiten müssen).
5. Zum Erstellen der Namensschilder reichen ein paar Mausklicks. Der altares-GuestManager erstellt die Namensschilder automatisch aus der Zusageliste.
6. Die Wahrscheinlichkeit für fehlerhafte Namensschilder wird minimiert, da die Gäste ihre Namen selbst überarbeiten können und Sie kein handschriftlichen Faxe entziffern müssen.
7. Da die Anzahl der Zusagen noch nicht ausreicht, wollen Sie noch schnell ein paar Einladungs-Reminder versenden. Sie müssen nur das Anschreiben formulieren – der Rest dauert keine zwei Minuten. Denn Sie sagen dem altares-GuestManager nur, dass Sie alle diejenigen Gäste anschreiben wollen, die noch nicht zugesagt und noch nicht abgesagt haben. Die Software selektiert die Gäste automatisch – und zwar hochaktuell, denn die Zusagen sehen Sie ja online. Es ist außerdem unerheblich, ob Sie das Schreiben per E-Mail oder per Briefpost oder Fax versenden wollen. Der altares-GuestManager macht das, was Sie wollen.
8. Bei der Veranstaltung werden die erschienen Gäste gleich elektronisch erfasst (bspw. durch einen Barcode oder eine Einladung mit RFID-Chip). Das ermöglicht eine genaue Einlasskontrolle und eine jederzeitige Übersicht über die bereits erschienenen Gäste.
9. Schon während der Veranstaltung ist das gesamte Gäste-Reporting fertig, denn die Daten liegen ja bereits elektronisch vor.
FAZIT
Dieses Beispiel illustriert, dass Sie viel Zeit und Ressourcen durch die Automatisierung besonders zeit- und personalintesiver Organisations- und Datenübertragungsarbeiten sparen können.
Worauf warten Sie noch? Rufen Sie an und vereinbaren eine Onlinepräsentation (0211 550 262 100).
Was hat der vermutlich größte Waffen- und Sprengstofffund in Deutschland mit der PR-Software altares-Symphony zu tun?
“Viel” ist die richtige Antwort, denn die Regionalorganisation des Deutsche Rote Kreuzes nutzt die altares-Symphony zur Organisation und Koordination der eigenen PR-Aktivitäten.
Als am 22. Januar der Ort Becherbach mit rund 600 Einwohnern geräumt werden musste, waren über 120 Einsatzkräfte von Polizei, Feuerwehr, Rotem Kreuz, Malteser Hilfsdienst und Technischem Hilfswerk im Einsatz. Die deutsche Presse war sofort vor Ort und wurde von der Einsatzleitung kontinuierlich mit aktuellen Informationen versorgt.
Dieses Beispiel unterstreicht eine besondere Stärke der PR-Software altares-Symphony. Sie ist ortsunabhängig nutzbar – ein Rechner mit Internetverbindung reicht aus. Das ist gerade bei derartigen Einsätzen von großem Vorteil. Sie haben immer und überall sämtliche Daten (z. B. Journalistendaten, Sprachregelungen, Checklisten, Verteiler) zur Verfügung und können alle PR-Instrumente (z. B. Versandmanagement, Dokumentendatenbank, Bilddatenbank, Medienmonitoring) an jedem Ort mit Internetverbindung nutzen.
Ihre nächste Presseveranstaltung kommt bestimmt. Ein elektronisches Teilnehmermanagement mit dem altares-GuestManager spart Ihnen Zeit und Kosten. Es bietet folgende Leistungen:
- Personalisierte E-Mail-Einladungen
- Zu- und Absagen über ein Registrierungsportal auf Ihrer Website
- Korrektur der Kontaktdaten durch den Journalisten selber
- Automatisiertes Erstellen der Namensschilder
- Anwesenheitsliste für die Vorstände
- Jederzeitiges Reporting über Stand der Zusagen
- Automatische Statuseinträge in der Kontakthistorie der Journalisten
- Integriertes Management der Transfer- und Hotelkontingente
- Ortsübergreifende Zugriffsmöglichkeiten bspw. für Agenturen
Durch die Automatisierung wesentlicher Schritte der Veranstaltungsorganisation und der intelliegenten Datenverknüpfung, spart der altares-GuestManager Ressourcen und damit Geld. Er macht sich schnell von selbst bezahlt.
Der altares-GuestManager ist Bestandteil der PR-Software altares-Symphony.
Als guter Vorsatz für dieses Jahr eignet sich auch, Pressemitteilungen nur noch auf perfekte Weise zu versenden. Wir haben dazu zehn wichtige Tipps zusammengestellt. Die PR-Software altares-Symphony unterstützt Sie bei der Verteilerpflege und beim Versand – und sie ist sehr benutzerfreundlich:
TIPP 1 – Text in E-Mail
Kopieren Sie den gesamten Text der Mitteilung in die Mail. Dann kann der Empfänger die Informationen direkt lesen. Wenn Sie die Mitteilung bspw. nur als PDF-Datei anhängen, muss der Empfänger erst ein weiteres Programm starten.
TIPP 2 – Aussagekräftiger Betreff
Wählen Sie eine aussagekräftige Betreffzeile. Zum Beispiel: “Pressemitteilung der ABC AG: Neuer Großauftrag in Höhe von 555 Mio. Euro”
TIPP 3 – Personalisierung
Personalisieren Sie die Anrede in Ihren Mitteilungen. Ein “Sehr geehrte Frau Dr. Merkel” wirkt immer besser als ein “Sehr geehrte Damen und Herren”.
TIPP 4 – Kontakthistorie
In Ihrer Kontaktdatenbank sollten Sie für jeden Empfänger notieren, wann welche Pressemitteilung versendet wurde. Das erleichtert den Überblick. Die altares-Symphony macht das automatisch. Außerdem können Sie auch manuell Gesprächsnotizen hinterlegen.
TIPP 5 – Layout
Sie sollten bei der Versandvorbereitung wählen können, welche Layoutvorlage Sie nutzen möchten. Beispiel: Sie wählen zwischen “Pressemitteilung”, “Produktmitteilung”, “Hausmitteilung”, “Investoren Mitteilung” oder auch ”Neutrales Layout”. Die altares-Symphony bietet Ihnen dieses Flexibilität.
TIPP 6″ – HTML-” vs. “Nur-Text-” vs. “Hybrid-Mails”
Wenn Sie eine gestaltete HTML-Mail versenden, sollten auch diejenigen Empfänger die Mail lesen können, deren Mailprogramm kein HTML darstellt. Um dieses Dilemma beim Mailversand zu lösen, bietet die altares-Symphony den Versand so genannter “Hybrid-Mails”: für Empfänger mit HTML wird die Mail im HTML-Layout dargestellt, für Empfänger ohne HTML-Möglichkeit wird die Mail nur als Text (“plain text”) dargestellt. Kundenfreundlicher geht es nicht.
TIPP 7 – Mehrsprachigkeit
Wenn Sie Pressemitteilungen in mehreren Sprachen versenden, sollten Sie trotzdem nur ein Mal den Versand starten müssen. Die PR-Software sollte automatisch selektieren, wer den englischen Text mit dem englischen Anhang, wer den spanischen Text mit dem spanischen Anhang und wer die deutschen Mails erhält. Die altares-Symphony kann das und zwar in (fast) allen internationalen Zeichensätzen.
TIPP 8 – Fax und Serienbriefversand
Eine moderne PR-Software sollte automatisch selektieren, wer die Mitteilung per Mail und wer sie per Fax erhalten will. Das sollte Ihnen keine gesonderte Arbeit machen. Die altares-Symphony kann beim Versand sogar automatisch einen Serienbrief vorbereiten.
TIPP 9 – Rückläufer (“Bounce to”)
Je größer der Verteiler, desto mehr Rückläufer werden Sie erhalten. Ein gutes Versandsystem erlaubt Ihnen die Eingabe von so genannten “Bounce to” Adressen. Das ist die E-Mail-Adresse, an die die Rückläufer und Fehlermeldungen gehen sollen. Am besten tragen Sie hier die Adresse von der Person ein, die den Verteiler überarbeitet (Praktikant, Agentur, Teilzeitkraft etc.).
TIPP 10 – Spamschutz
Spamfilter bewerten die eingehenden Mails und liefern einen Score. Je höher der Score, desto eher wird die Mail herausgefiltert. Folgende Maßnahmen wirken günstig auf den Score Ihrer Mail: ein vernünftiges Verhältnis von Text zu Bild. Je mehr Text, desto besser. Verzichten Sie auf einschlägige Schlüsselworte. Wenn Sie Ihren eigenen Mailserver zum Mailversand nutzen, ist das von Vorteil. Bei der altares-Symphony können Sie auch Ihren eigenen Mailserver zum Versand nutzen.
Dass der (personalisierte) E-Mail-Versand aus der altares-Symphony kinderleicht ist, hat sich ja schon hermumgesprochen. Es kommt immer wieder die Frage, wie man optimal aus Microsoft Word Text importiert, ohne dass der Text durch lästige Formatierungszeichen verhunzt wird.
Zuerst markieren Sie in Word den Text, den Sie kopieren wollen. In dem Texteingabefeld des Moduls Distribute (das ist für Verteiler und Versand zuständig) klicken Sie auf das Einfügen-aus-Word-Icon.
Dann öffnet sich das Einfügen-Fenster und Sie können den Text einfügen und übernehmen. Das Modul Distribute filtern die überflüssigen Formatierungszeichen automatisch raus und übernimmt einen reinen Text.
Hintergrund:
Word speichert mit dem Text eine Vielzahl an Formatierungsmerkmalen. Diese sind Word-spezifisch und führen in anderen Programmen zu störenden Textinhalten.
Das Modul GuestManager mit dem Anmeldungs- und Registrierungsportal bildet die ideale Basis für eine professionelle Seminarmanagementlösung. Teilnehmer können auf dem Seminarportal des Unternehmens über eine flexible Suchmaske nach Themen, Terminen und Veranstaltungsorten suchen und sich direkt online zu den gewünschten Seminaren anmelden. Das automatisiert wesentliche Schritte, erleichtert die Arbeit und befreit Sie von lästiger Logstik. Darüber hinaus sparen Sie Zeit, die Sie für andere Tätigkeiten einsetzen können. Darüber hinaus stehen Ihnen mit den Modulen Contact und Distribute Tools zur Verfügung, die die Vermarktung der Seminare erleichtern.
Im Kommunikationskalender können Sie nicht nur Ihre eigenen und Teamtermine eintragen – die Module der altares-Symphony tragen wichtige Termine (Versandtermine, Events etc.) auch selber ein. So haben Sie immer alles Wichtige im Blick. In Kürze wird auch eine Verknüpfung zu unserem Finanztermine Service http://www.finanztermine.de angeboten damit Sie auch die wichtigen Termine Ihrer Peergroup nicht aus den Augen verlieren.
Mit der Version neuesten Version (1.03.13) der altares-Symphony können im Versandmanagement (Modul Distribute) und Einladungsmanagement (Modul GuestManager) auch Serienbriefe für den Druck auf Papier erzeugt werden.
Der Hauptvorteil für Sie ist – neben der kinderleichten Erstellung der Serienbriefe – der automatische Eintrag in der Historie jedes Empfängers, dass an diese Person ein Brief gesendet wurde.
Diese Funktion ermöglicht Ihnen zum Beispiel – bei Großaussendungen – die Nutzung von Lettershops für Druck, Konfektionierung und Versand von Mailings, Infopost oder auch hochwertigen Einladungskarten.
Wie schon im Jahr 2011 machten Bosch und Siemens Consumer Products mit der ProTour in acht deutschen Städten halt und präsentierten im März 2012 in Potsdam, Lübeck, Stuttgart, Duisburg, Mainz, Hannover, Nürnberg und München die kleinen Hausgeräte beider Marken. Rund 2.000 Händler folgten der Einladung und besuchten B/S/H/ zu einem der Termine an den unterschiedlichen Locations.
