Mit ‘Einladungsmanagement’ getaggte Artikel

Audi Händlermeeting 2015

Donnerstag, 17. März 2016

Audi fährt mit altares zum Internationalen Händlermeeting nach Barcelona und vertraut erneut auf unsere Teilnehmermanagement-Kompetenz und Technologie. 

Über drei Wochen hinweg begrüßte die AUDI AG mehr als 4.000 internationale Händler aus mehr als 90 Ländern. Im Oktober und November 2015  wurden in Barcelona in 18 Wellen die Gäste durch das jeweils zweitägige Programm mit Fahrerlebnissen und Abendveranstaltung geführt.

altares war dabei für das komplette Teilnehmermanagement, Hotel- und Reisemanagement, Akkreditierung und Fahrzeugerfassung/elektronisches Fahrtenbuch zuständig.

Audi Händlermeeting 2015

Mehr Informationen finden Sie unter: http://www.gaeste-management.de/download/Referenz_Audi_HM_2015.pdf

 Filmpremiere „Honig im Kopf“ in Berlin und Hamburg

Donnerstag, 18. Dezember 2014

Am Montag feierte Warner Bros. die Premiere des Films „Honig im Kopf“ mit Til und Emma Schweiger und Dieter Hallervorden. 850 Gäste wurden dazu in das Berliner Sony Center am Potsdamer Platz und 350 Gäste am Tag darauf ins CinemaxX Hamburg-Dammtor  eingeladen. altares zeichnete dabei für das Einladungsmanagement und die Zutrittskontrolle verantwortlich.

Premiere-Honig-im-Kopf-HH Premiere-Honig-im-Kopf-Berlin

altares-Symphony mit vielen neues Features

Donnerstag, 18. September 2014

Seit Kurzem steht Ihnen eine neue Version der altares-Symphony online zur Verfügung, die viele praktische Verbesserungen mitbringt. Nachfolgend erhalten Sie eine Übersicht über alle wichtigen Neuerungen.

Gerne zeigen wir Ihnen die neuen Funktionen in einer Online-Demonstration oder stehen Ihnen für eine Schulung vor Ort zur Verfügung.

 


Modul Distribute

Neue Funktionen im Verteiler- und Versandmodul Distribute

Automatische Skalierung von Bildern in Aussendungen
Bilder, die in Aussendungen über den integrierten WYSIWYG-Editor eingebettet sind und nicht der verwendeten Bildgröße entsprechen, werden im Hintergrund durch die altares-Symphony automatisch auf die richtige Größe skaliert. Das spart nicht nur Bandbreite und sorgt somit für eine deutlich schnellere Versandabwicklung. – Auch die Empfänger werden es Ihnen danken – gerade, wenn Ihre E-Mails auf mobilen Endgeräten gelesen werden. Laut aktueller Statistiken ist dies mittlerweile bei mehr als 70 Prozent der Empfänger der Fall.

Liquid Layout für mobile Endgeräte auch bei E-Mails

Apropos: Die neuen Templates des Moduls Distribute unterstützen das sogenannte „Liquid Layout“. Dadurch wird eine optimierte Darstellung für das jeweilige mobile Endgerät sichergestellt.

Tracking/Auswertung geöffneter Dateianhänge

Sie möchten wissen, wer welchen Dateianhang Ihres Mailaussands tatsächlich geöffnet hat? Dank der neuen Funktionen in Distribute und Datenraum können Sie nun in der Symphony abgelegte Dateien einfach freigeben und in Ihrem Mailaussand verlinken. Das beschleunigt Ihren Versand massiv und spart nebenbei enorm Bandbreite ein. Noch bedeutender aber: die Links können von der Symphony automatisch personalisiert werden, so dass Sie nachhalten können, wer welchen Anhang tatsächlich geöffnet hat.

Blacklisten
Sie möchten bestimmte Empfänger einmal nicht bedienen? Mit den neuen Blacklisten – eine Art „Negativ-Verteiler“ – ist dies nun schnell und komfortabel möglich. „Subtrahieren“ Sie einfach die Blackliste von Ihren Verteilern.

Ordnung in Ihren Verteilerlisten

Die neue Baumstruktur bei Verteilern sorgt für Überblick – auch bei vielen hundert Verteilern. Ähnlich einem Dateisystem können Verteiler in Ordnern abgelegt werden. Diese Struktur steht auch in den Aussendungen zur Verfügung. So können zum Beispiel übergeordnete Ordner zu einem Versand hinzugefügt werden.

Versandprotokoll

Nur eine Kleinigkeit, aber dennoch von vielen Kunden geliebt: Sie erhalten nun nach dem erfolgreichen Versand Ihres Mailings einen Versandreport, der die wichtigsten Informationen des Mailings beinhaltet (z.B. Anzahl der Empfänger pro Sprache).

 

Modul Contact

 

Neues im Modul Kontaktverwaltung


Adressformat/-etiketten mit länderbasiertem Regelwerk 

Die altares-Symphony bietet nun ein Regelwerk für die korrekte Formatierung internationaler Adressen sowohl für Serienbriefe als auch für Adressetiketten. Selbstverständlich können Sie jederzeit in das Regelwerk eingreifen und es für alle oder auch einzelne Adressen modifizieren oder mit eigenen Zusätzen versehen.

Sprachabhängige vorformulierte Anrede

Die bereits bekannte „Formulierte Anrede “ einer Person, welche die automatisch erzeugte Anrede ersetzt, ist um die schon lange geplante Mehrsprachigkeit ergänzt worden. In Abhängigkeit von der Mailing- bzw. Empfängersprache wird jeweils die entsprechende, von Ihnen definierte Sprachversion genutzt.

Anzeige der Anreden in der Personen-Übersicht
In der Übersicht zur Person sehen Sie unter „Kontaktinformationen“ auf einen Blick die verfügbaren persönlichen Anreden, inkl. der „Formulierten Anrede“.

VCF Import
Die einfache Art, einen Kontakt per „Copy & Paste“ aus einer E-Mail-Signatur in der Symphony anzulegen, haben wir um eine Option erweitert: es kann nun auch eine Visitenkartendatei (im vcf Format) hochgeladen werden.

Ansprechpartner bei Medien/Unternehmen mit Rollen/Aufgaben
Mitarbeiter eines Unternehmens können zusätzlich als Ansprechpartner markiert werden. Darüber hinaus ist es möglich, Ansprechpartnern eine frei definierte Rolle zuzuweisen  (z.B. „Ansprechpartner Social Media“ oder ähnliches).

Mehrere Mailadressen pro Visitenkarte

Jede Visitenkarte erlaubt nun das Speichern von bis zu vier E-Mailadressen, die auf Wunsch auch immer alle zusammen angeschrieben werden können.

Massen-Setzen von Attributen

Mit dem Massen-Setzen von Attributen im Modul Contact können Sie Eigenschaften ausgewählter Datensätze blitzschnell aktualisieren.

Modul GuestManager

 

Neues im Modul GuestManager


Einladen von Verteilern zu Veranstaltungen 

Sehr komfortabel können Sie von nun an ganze Verteiler aus dem Modul Distribute per Klick zu Ihrer Veranstaltung einladen (z. B. zu Ihrem Presseevent) und über das Modul GuestManager wie gewohnt die persönlichen Einladungen generieren, das Teilnehmerportal bereitstellen, die Hotels und Flüge verwalten etc.

Neues Excel-Exportmodul

Das neue Exportsystem für Excel steigert massiv die Exportperformance – noch viel mehr aber den Komfort bei der Zusammenstellung Ihrer Exportvorlagen.

 

Modul-übergreifende Neuerungen

Projektverwaltung
Über die Verwaltung modulübergreifender Projekte und die Zuordnung von Aktivitäten (z.B. Versand, Kontakte, Veranstaltungen, Presseberichterstattung) haben Sie mit der neuen Version der Symphony umfassende Möglichkeiten, Ihre Kommunikationsaktivitäten auszuwerten. Erstellen Sie auf Knopfdruck Reports, beispielsweise über Ihre Aktivitäten zum Thema „Quartalszahlen“ sowie die Resonanz, die Sie in der Presse erzielen konnten.

Änderungsverfolgung

Die Nachvollziehbarkeit aller Änderungen in der Kontaktdatenbank ist gerade dann eine wichtige Anforderung, wenn viele Nutzer mit dem gleichen Datenbestand arbeiten. Durch das neue , erweiterte Changelog haben Sie nun immer den vollen Überblick und können eine unerwünschte Änderung jederzeit rückgängig machen.

Expertensuche
Die Expertensuche macht kompliziertes Recherchieren zu einem Kinderspiel. Sie können beliebige UND-/ODER-/-NICHT-Verknüpfungen definieren und aus dem Suchergebnis beispielsweise einen Verteiler erstellen.

Neues Wiki
Unsere bisherige Online-Hilfe ist durch ein komplett neu gestaltetes „Wiki“ abgelöst. Hier finden Sie neben aktualisierten Inhalten und Begriffserklärungen auch Step-by-Step-Guides für Ihre tägliche Arbeit mit der Symphony.

50 Jahre Nutella

Montag, 21. Juli 2014

Im Mai 2014 feierte Ferrero den 50. Geburtstag von Nutella mit circa 10.000 geladenen Gästen im Dortmunder Westfalenpark. 

Den 50. Geburtstag feierte Nutella unter dem Motto „50 Jahre voller Geschichten“ am 18. Mai 2014 mit rund 10.000 Gästen, Mitarbeitern und Vertretern der Presse im Dortmunder Westfalenpark.

altares war dabei für das komplette Teilnehmermanagement und die Akkreditierung bzw. das Zutrittsmanagement vor Ort zuständig.

Ticket 50 Jahre Nutella

 

 

 

 

 

Mehr Informationen finden Sie unter: http://www.gaeste-management.de/download/Referenz_50Jahre_Nutella.pdf

IFA OPENING GALA 2013

Mittwoch, 09. Oktober 2013

Auch in 2013 vertraute die Messe Berlin wie schon im Jahr zuvor auf die Kompetenz und das Teilnehmermanagement-Tool von altares.

IFA Opening 2013Mit der IFA Opening Gala 2013 fiel am 5. September 2013 der Startschuss für die IFA 2013. Im Berliner Palais am Funkturm feierten 600 geladene Gäste aus Politik, Wirtschaft, Medien und Entertainment die Eröffnung der weltweit bedeutendsten Messe für Unterhaltungselektronik und Elektrohausgeräte mit einem exklusiven Galaprogramm.

Wie schon im Jahr zuvor war altares wieder für den gesamten Einladungsprozess sowie die Bereitstellung der Zutrittsmanagement-Lösung vor Ort verantwortlich.

Mehr Informationen finden Sie unter:

http://www.gaeste-management.de/download/Referenz_IFA_Gala_2013.pdf

100 Jahre CLAAS: Familientag und Festakt zum Firmenjubiläum

Mittwoch, 11. September 2013

Zum 100-jährigen Betriebsjubiläum feierte der Landmaschinenhersteller CLAAS mit rund 11.000 Gästen seinen World Family Day. Schon am Vorabend wurde der runde Geburtstag mit 300 internationalen Gästen aus Politik und Wirtschaft im Rahmen einer Gala begangen.

100 Jahre CLAAS Mitarbeiterfest„100 Jahre besser ernten“ – unter diesem Motto feierte der Weltkonzern CLAAS am 6. September 2013 sein
100-jähriges Bestehen mit einem Familienfest. Rund 11.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie deren Angehörigen besuchten den „CLAAS World Family Day“ in Harsewinkel.

altares zeichnete dabei für ein reibungsloses Besuchermanagement verantwortlich – von der Konzeption des Einladungsprozesses bis hin zur Konzeption, Planung und Umsetzung der Zutrittsbereiche vor Ort.

Schon am Vorabend zum World Family Day versammelten sich 300 internationale Gäste aus Politik und Wirtschaft in Harsewinkel und feierten im Rahmen einer Gala das Jubiläum. Auch diese Veranstaltung wurde vollständig von altares betreut.

CLAAS World Family Day

Mehr Informationen finden Sie unter: http://www.gaeste-management.de/download/Referenz_100Jahre_Claas.pdf

Social-Connect für den altares-GuestManager verbindet Ihre Veranstaltung mit Facebook und Twitter und eröffnet Ihnen das Social Web für Ihr Event Marketing

Mittwoch, 28. August 2013

Social-Connect für den altares-GuestManager verbindet Ihre Veranstaltung mit Facebook und Twitter und eröffnet Ihnen das Social Web für Ihr Event Marketing

Button Login with FacebookMit dem neuen Add-on „Social-Connect“ für den altares-GuestManager eröffnet sich Ihnen innerhalb des GuestManagers das Social Web mit Facebook und Twitter. Einmal aktiviert, können sich Ihre Gäste nicht nur mit den vom GuestManager vergebenen Zugangsdaten im Gästeportal anmelden, sondern auch mit ihrem Facebook- oder Twitter-Konto.

Sagt ein Gast dann zu Ihrer Veranstaltung zu, kann er auch automatisch als Gast auf der Facebook Teilnehmerliste angezeigt werden. Ferner wird – seine Erlaubnis voraus gesetzt – automatisch ein entsprechender, zuvor konfigurierter Facebook- bzw. Twitter-Post ausgeführt.

Facebook Event Karte

Die Möglichkeiten gehen aber noch viel weiter: durch die Verknüpfung des Gastes mit seinem Facebook- und/oder Twitter-Kontos, können auch auf der Veranstaltung Posts von ihm ausgelöst werden. Zum Beispiel an speziell installierten Stelen, an denen er sich mit seinem Gästebadge oder Armband per Barcode oder RFID identifizieren und dort einen Post verfassen kann.

Oder stellen Sie sich den Fotografen vor, der Fotos Ihrer Gäste macht, und diese dann nach Auswahl durch den Gast automatisch auf dem entsprechenden Facebook-Profil und natürlich auf Ihrer Eventseite veröffentlich werden. Noch viel mehr ist möglich. Sprechen Sie uns an.

IFA Opening Gala 2012

Freitag, 16. November 2012

Am 30. August wurde das Berliner Palais am Funkturm erneut zur Kulisse der feierlichen Eröffnungsgala der IFA 2012.

altares zeichnete bei der diesjährigen Eröffnungsgala für den gesamten Einladungsprozess verantwortlich: Unser Leistungspaket im Vorfeld beinhaltete neben allgemeiner Beratung, der Bereitstellung der Software und der Portalerstellung auch die Organisation der Gästekommunikation sowie den Lettershop.

Akkreditierung IFA Gala 2012Auch vor Ort war das altares Team im Einsatz und unterstütze das Team der Messe Berlin – personell und mit unserer erprobten Akkreditierungs-Technik. Um eine optimal verteilte Auslastung der Tische am Veranstaltungsabend zu erzielen, wurde den Gästen erst beim Check-in von der dynamischen Auto-Seating-Funktion des Akkreditierungs-Servers automatisch ein Sitzplatz in Ihrer jeweiligen Kategorie zugeteilt. Selbstverständlich konnten Sonderwünsche jederzeit am eigens eingerichteten Seating Counter berücksichtigt werden. Die gesamte Zeit über hatte das Eventteam per grafischen Sitzplan mit Auslastungs-/Belegungsanzeige auf iPads einen Echtzeitüberblick und konnte so auch im Saal noch in den Seatingprozess eingreifen, z. B. um Sicherheitspersonal von VIP-Gästen sinnvoll zu platzieren. Sämtliche Technik für das Zutrittsmanagement wurde von altares geplant, geliefert, aufgebaut sowie während der Veranstaltung betreut.

Mehr Informationen finden Sie unter:
http://www.gaeste-management.de/download/Referenz_IFA_Gala-2012.pdf (2,9 MB)

Erleben Sie viele neue Funktionen unseres Teilnehmermanagements live auf der BOE 2012

Donnerstag, 12. Januar 2012

Bald ist es soweit: In der kommenden Woche, am 18. und 19. Januar 2012, findet die Best of Events International in der Messe Westfalenhallen Dortmund statt.

Wir freuen uns, Ihnen viele spannende Innovationen und Neuigkeiten unserer Teilnehmermanagement- und PR-Software vorführen können.

Highlights sind dieses Jahr sind:

Handy-Ticketing und Self-Checkin

Wir freuen uns Ihnen auf der Messe unsere Self-Check-in-Terminals sowie den Handy-Check-in für Mobile Ticketing mittels QR-Code vorführen zu können. Testen Sie selbst, wie schnell Ihr Gast in Zukunft selber zu seinem Namensschild kommt – und Sie ständig den Überblick über die anwesenden Gäste behalten.

 

Unsere Apps und Mobile Frontends für iPhone, iPad, Android

Mit unseren Apps und den speziell für Smartphones optimierten Weboberflächen steht unser innovatives und modernes Teilnehmermanagement nun sowohl für Gäste als auch für die Organisatoren auf iPads, iPhones, Android-Geräten und dem Blackberry Torch zur Verfügung – ob im Vorfeld oder beim Check-in vor Ort.

 

Viele weitere Neuerungen und Features

Aber auch die anderen vielen Neuerungen unserer Software werden sie begeistern: wie zum Beispiel die konfigurierbaren Excelexports mit flexiblen und individuellen Filtermöglichkeiten, das Delegationstool, die Möglichkeiten, die Ihnen die neuen Gästegruppierungs- und Kategorisierung-Features bieten oder die individuelle Agenda pro Gast.

 

Neugierig geworden? Dann besuchen Sie uns in Halle 4, Stand E 46.

Selbstverständlich senden wir Ihnen gerne per Email einen Eintrittscode für den kostenfreien Zutritt zur Best of Events 2012. Rufen Sie uns einfach an oder bestellen Sie Ihren Gutschein per Email: info@altares.de

An alle Eventagenturen: Warum tun Sie sich das an?

Montag, 07. Februar 2011

Ich halte gerade eine Einladung für einen Abendevent in der Hand, der im Rahmen der Berlinale stattfindet. Wenn ich kommen will, soll ich meinen Namen ausfüllen und ihn an die Veranstaltungsagentur zurückfaxen. Das habe ich getan.

Und jetzt stelle ich mir vor, wie jemand in der Eventagentur sitzt, mein Fax abtippt und die Zusagenliste  erstellt! Dann wird vielleicht noch eine weitere Person beauftragt, mein Namensschild zu erstellen. Und wenn ich dann auf die Veranstaltung gehe, wird sicherlich manuell abgehakt, dass ich angekommen bin. Diese Liste wird dann wieder in den PC übertragen, sodass dem Veranstalter schließlich eine Anwesenheitsliste vorgelegt werden kann.

Ich frage mich, warum sich Eventagenturen diesen manuellen Aufwand antun?

Denn heute geht das eigentlich BESSER und BILLIGER.

BESSER, weil persönlicher, schneller und mit jederzeitigem Überblick für Kunde und Agentur.

BILLIGER, weil es wirklich Zeit und Arbeitskraft spart.

Eine Eventagentur mit modernem Gäste- und Einladungsmanagement – wir dem altares-GuestManager – würde der Prozess folgendermaßen aussehen. Ich beginne nochmal von vorne:

1. Ich halte gerade eine Einladung in der Hand, die (sogar) persönlich an mich gerichtet ist und einen Link mit Zugangsdaten enthält.

2. Ich gehe auf das Registrierungsportal, logge mich ein, korrigiere meine dort bereits abgespeicherte Adresse und bestätige mein Kommen.

3. Die Veranstaltungsagentur und der Veranstalter haben beide Zugang zur Online-Gästeliste und sind so jederzeit über den Status der Zusagen informiert.

4. Bei der Veranstaltungsagentur muss niemand mehr die manuellen Faxe in den PC übertragen, denn das macht der Gast bei seiner Zusage selbst (ein kleiner Hinweis: bis hierhin hat noch keine Person in der Eventagentur an irgendwelchen Listen arbeiten müssen).

5. Zum Erstellen der Namensschilder reichen ein paar Mausklicks. Der altares-GuestManager erstellt die Namensschilder automatisch aus der Zusageliste.

6. Die Wahrscheinlichkeit für fehlerhafte Namensschilder wird minimiert, da die Gäste ihre Namen selbst überarbeiten können und Sie kein handschriftlichen Faxe entziffern müssen.

7. Da die Anzahl der Zusagen noch nicht ausreicht, wollen Sie noch schnell ein paar Einladungs-Reminder versenden. Sie müssen nur das Anschreiben formulieren – der Rest dauert keine zwei Minuten. Denn Sie sagen dem altares-GuestManager nur, dass Sie alle diejenigen Gäste anschreiben wollen, die noch nicht zugesagt und noch nicht abgesagt haben. Die Software selektiert die Gäste automatisch – und zwar hochaktuell, denn die Zusagen sehen Sie ja online. Es ist außerdem unerheblich, ob Sie das Schreiben per E-Mail oder per Briefpost oder Fax versenden wollen. Der altares-GuestManager macht das, was Sie wollen.

8. Bei der Veranstaltung werden die erschienen Gäste gleich elektronisch erfasst (bspw. durch einen Barcode oder eine Einladung mit RFID-Chip). Das ermöglicht eine genaue Einlasskontrolle und eine jederzeitige Übersicht über die bereits erschienenen Gäste.

9. Schon während der Veranstaltung ist das gesamte Gäste-Reporting fertig, denn die Daten liegen ja bereits elektronisch vor.

FAZIT

Dieses Beispiel illustriert, dass Sie viel Zeit und Ressourcen durch die Automatisierung besonders zeit- und personalintesiver Organisations- und Datenübertragungsarbeiten sparen können.

Worauf warten Sie noch? Rufen Sie an und vereinbaren eine Onlinepräsentation (0211 550 262 100).