Mit ‘Gästemanagement’ getaggte Artikel

KION Management Summit 2016

Donnerstag, 17. März 2016

KION vertraut erneut auf das Teilnehmermanagement und die Live-Event-App von altares.

Circa 300 Manager aus aller Welt kamen im Februar 2016 zu einer zweitägigen Managementkonferenz in Stříbro, Tschechien, zusammen. altares übernahm auch dieses Jahr wieder das gesamte Teilnehmerhandling im Vorfeld.

Badges

Jedem Teilnehmer wurde vor Ort ein personalisiertes iPad zur Verfügung gestellt, über das er Zugriff auf die interaktive Agenda, Sitzplan und Teilnehmerprofile hatte. Highlight war sicherlich das Live-Voting für Umfragen und Stimmungsbarometern sowie die Möglichkeit Fragen über das iPad an das Management zu übermitteln. Um das technisch zu realisieren, stellte altares neben über 300 iPads vor Ort auch ein speziellen High-Density-WLAN Netzwerk zur Verfügung über das eine flächendeckende WLAN-Auslechtung im gesamten Veranstaltungsareal gewährleistet war.

Voting App

 

 

Audi Händlermeeting 2015

Donnerstag, 17. März 2016

Audi fährt mit altares zum Internationalen Händlermeeting nach Barcelona und vertraut erneut auf unsere Teilnehmermanagement-Kompetenz und Technologie. 

Über drei Wochen hinweg begrüßte die AUDI AG mehr als 4.000 internationale Händler aus mehr als 90 Ländern. Im Oktober und November 2015  wurden in Barcelona in 18 Wellen die Gäste durch das jeweils zweitägige Programm mit Fahrerlebnissen und Abendveranstaltung geführt.

altares war dabei für das komplette Teilnehmermanagement, Hotel- und Reisemanagement, Akkreditierung und Fahrzeugerfassung/elektronisches Fahrtenbuch zuständig.

Audi Händlermeeting 2015

Mehr Informationen finden Sie unter: http://www.gaeste-management.de/download/Referenz_Audi_HM_2015.pdf

 Filmpremiere „Honig im Kopf“ in Berlin und Hamburg

Donnerstag, 18. Dezember 2014

Am Montag feierte Warner Bros. die Premiere des Films „Honig im Kopf“ mit Til und Emma Schweiger und Dieter Hallervorden. 850 Gäste wurden dazu in das Berliner Sony Center am Potsdamer Platz und 350 Gäste am Tag darauf ins CinemaxX Hamburg-Dammtor  eingeladen. altares zeichnete dabei für das Einladungsmanagement und die Zutrittskontrolle verantwortlich.

Premiere-Honig-im-Kopf-HH Premiere-Honig-im-Kopf-Berlin

50 Jahre Nutella

Montag, 21. Juli 2014

Im Mai 2014 feierte Ferrero den 50. Geburtstag von Nutella mit circa 10.000 geladenen Gästen im Dortmunder Westfalenpark. 

Den 50. Geburtstag feierte Nutella unter dem Motto „50 Jahre voller Geschichten“ am 18. Mai 2014 mit rund 10.000 Gästen, Mitarbeitern und Vertretern der Presse im Dortmunder Westfalenpark.

altares war dabei für das komplette Teilnehmermanagement und die Akkreditierung bzw. das Zutrittsmanagement vor Ort zuständig.

Ticket 50 Jahre Nutella

 

 

 

 

 

Mehr Informationen finden Sie unter: http://www.gaeste-management.de/download/Referenz_50Jahre_Nutella.pdf

IFA OPENING GALA 2013

Mittwoch, 09. Oktober 2013

Auch in 2013 vertraute die Messe Berlin wie schon im Jahr zuvor auf die Kompetenz und das Teilnehmermanagement-Tool von altares.

IFA Opening 2013Mit der IFA Opening Gala 2013 fiel am 5. September 2013 der Startschuss für die IFA 2013. Im Berliner Palais am Funkturm feierten 600 geladene Gäste aus Politik, Wirtschaft, Medien und Entertainment die Eröffnung der weltweit bedeutendsten Messe für Unterhaltungselektronik und Elektrohausgeräte mit einem exklusiven Galaprogramm.

Wie schon im Jahr zuvor war altares wieder für den gesamten Einladungsprozess sowie die Bereitstellung der Zutrittsmanagement-Lösung vor Ort verantwortlich.

Mehr Informationen finden Sie unter:

http://www.gaeste-management.de/download/Referenz_IFA_Gala_2013.pdf

Statistiken und Reportings – vor, während und nach der Veranstaltung

Freitag, 04. Oktober 2013

Neben den ständig aktuellen Live-Auswertung (Zu- und Absagen, Responsequote, Wellen, Gruppen/Kategorien, Hotelauslastung etc). bietet der altares-GuestManager auch vor Ort auf Ihrer Veranstaltung umfangreiche Statistiken:

Sie wollen wissen, wann Ihre Gäste erschienen sind und wie lange sie blieben? Welche Gästegruppen hauptsächlich anwesend waren? Welche Guppen die höchsten No-Show Raten hatten?

Das Reporting des Vor-Ort Systems liefert Ihnen genau diese Informationen, die nicht nur für Ihr internes Reporting nützlich sein können, sondern auch eine wichtige Informationsquelle für künftige Veranstaltungen darstellen, z. B. für die Planung der Akkreditierungssituation und des Personalbedarfs oder einer genaueren Steuerung des Caterings.

Auswertung1

Auswertung2

 

 

Auswertung3

 

 

 

 

100 Jahre CLAAS: Familientag und Festakt zum Firmenjubiläum

Mittwoch, 11. September 2013

Zum 100-jährigen Betriebsjubiläum feierte der Landmaschinenhersteller CLAAS mit rund 11.000 Gästen seinen World Family Day. Schon am Vorabend wurde der runde Geburtstag mit 300 internationalen Gästen aus Politik und Wirtschaft im Rahmen einer Gala begangen.

100 Jahre CLAAS Mitarbeiterfest„100 Jahre besser ernten“ – unter diesem Motto feierte der Weltkonzern CLAAS am 6. September 2013 sein
100-jähriges Bestehen mit einem Familienfest. Rund 11.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie deren Angehörigen besuchten den „CLAAS World Family Day“ in Harsewinkel.

altares zeichnete dabei für ein reibungsloses Besuchermanagement verantwortlich – von der Konzeption des Einladungsprozesses bis hin zur Konzeption, Planung und Umsetzung der Zutrittsbereiche vor Ort.

Schon am Vorabend zum World Family Day versammelten sich 300 internationale Gäste aus Politik und Wirtschaft in Harsewinkel und feierten im Rahmen einer Gala das Jubiläum. Auch diese Veranstaltung wurde vollständig von altares betreut.

CLAAS World Family Day

Mehr Informationen finden Sie unter: http://www.gaeste-management.de/download/Referenz_100Jahre_Claas.pdf

Neue App für den Vor-Ort Check-in macht den GuestManager noch mobiler und flexibler



Mittwoch, 19. Juni 2013

Schon lange bietet der altares-GuestManager mit dem Vor-Ort System die Möglichkeit, auch ohne Internetanbindung Funktionen wie Check-in, Druck von Badges, Seating und Nachakkreditierung an beliebig vielen Stationen nutzen zu können. Das ideale Setup für mehrere verteilte Check-in Situationen, an denen viele Gäste ohne Wartezeiten abgefertigt werden sollen – und das mit maximaler Performance und Ausfallsicherheit durch das autarke und geschlossene System und Netzwerk.

Einziger Nachteil: bei kleineren Veranstaltungen ohne besondere Anforderungen an den Check-in war der technische Aufwand dabei meist unverhältnismäßig hoch.

Mit der neuen Check-in App können wir nun für solche Events eine deutlich einfachere Variante bieten. Ein beliebiger Laptop oder mobiles Endgerät reicht: sie rufen einfach vor der Veranstaltung, zum Beispiel vom Büro aus, unsere Check-in Webapp auf und synchronisieren unter der Angabe Ihrer ID und des Security Tokens automatisch Ihre Gästedaten, die nun lokal vorgehalten werden. Sofern eine Internetverbindung besteht, synchronisieren sich die Systeme weiter automatisch. Ist diese nicht vorhanden, geht der Check-in lokal weiter, ist sie wieder verfügbar, gleichen sich die Daten wieder ab. 

Das beste: auf dem Laptop reicht, wie bei allen Lösungen von altares, ein Internetbrowser aus. Es muss keine sonstige Software installiert werden. Damit können auch iPads oder andere Tablets für den Check-in genutzt werden ohne, dass vorher eine App installiert werden muss. Selbstverständlich können Sie diese zusammen mit passenden Barcodescannern von altares gemietet werden. Möchten Sie auch von den iPads aus Badges Drucken, wird dies in Zukunft auch über AirPrint möglich sein.

Gerne beraten wir Sie ausführlich zu den Vor- und Nachteilen und welche Variante optimal zu Ihren Bedürfnissen passt.

Check-in Frontend mit Suche und Scan

Check-in Frontend mit Suche und Scan

Gast einchecken und Badge drucken

Gast einchecken und Badge drucken

Neuen Gast anlegen

Neuen Gast anlegen

Komfortables Mobile Ticketing mit Passbook-Tickes für iOS und Android

Freitag, 18. Januar 2013

Passbook für iOSBieten Sie Ihren Gästen noch mehr Komfort: mit Tickets für Passbook, Teil des iOS 6 von Apple, werden Ihren Gästen die Tickets und
Beispiel eines Passbook Tickets des altares-GuestManagers
Akkreditierungen  in einer App bereitgehalten – zusammen mit Boarding-Passes und anderen Tickets. Durch die GPS-Ortung des Smartphones wird das Ticket automatisch auf dem Startbildschirm angezeigt sobald sich der Gast in der Nähe des Veranstaltungsorts befindet. Das ist nicht nur sehr komfortabel für den Gast, sondern verkürzt auch die Wartezeiten, die bislang durch das Suchen des Tickets entstanden sind. Übrigens stehen die Passbook Tickets nicht nur iPhone Besitzern zur Verfügung sondern können, mit der entsprechenden App, auch auf Android Geräten genutzt werden.

Gerne demonstrieren wir Ihnen die Funktionsweise und die vielen Möglichkeiten, die Ihnen und Ihren Gästen unsere Passbook Integration bietet.


An alle Eventagenturen: Warum tun Sie sich das an?

Montag, 07. Februar 2011

Ich halte gerade eine Einladung für einen Abendevent in der Hand, der im Rahmen der Berlinale stattfindet. Wenn ich kommen will, soll ich meinen Namen ausfüllen und ihn an die Veranstaltungsagentur zurückfaxen. Das habe ich getan.

Und jetzt stelle ich mir vor, wie jemand in der Eventagentur sitzt, mein Fax abtippt und die Zusagenliste  erstellt! Dann wird vielleicht noch eine weitere Person beauftragt, mein Namensschild zu erstellen. Und wenn ich dann auf die Veranstaltung gehe, wird sicherlich manuell abgehakt, dass ich angekommen bin. Diese Liste wird dann wieder in den PC übertragen, sodass dem Veranstalter schließlich eine Anwesenheitsliste vorgelegt werden kann.

Ich frage mich, warum sich Eventagenturen diesen manuellen Aufwand antun?

Denn heute geht das eigentlich BESSER und BILLIGER.

BESSER, weil persönlicher, schneller und mit jederzeitigem Überblick für Kunde und Agentur.

BILLIGER, weil es wirklich Zeit und Arbeitskraft spart.

Eine Eventagentur mit modernem Gäste- und Einladungsmanagement – wir dem altares-GuestManager – würde der Prozess folgendermaßen aussehen. Ich beginne nochmal von vorne:

1. Ich halte gerade eine Einladung in der Hand, die (sogar) persönlich an mich gerichtet ist und einen Link mit Zugangsdaten enthält.

2. Ich gehe auf das Registrierungsportal, logge mich ein, korrigiere meine dort bereits abgespeicherte Adresse und bestätige mein Kommen.

3. Die Veranstaltungsagentur und der Veranstalter haben beide Zugang zur Online-Gästeliste und sind so jederzeit über den Status der Zusagen informiert.

4. Bei der Veranstaltungsagentur muss niemand mehr die manuellen Faxe in den PC übertragen, denn das macht der Gast bei seiner Zusage selbst (ein kleiner Hinweis: bis hierhin hat noch keine Person in der Eventagentur an irgendwelchen Listen arbeiten müssen).

5. Zum Erstellen der Namensschilder reichen ein paar Mausklicks. Der altares-GuestManager erstellt die Namensschilder automatisch aus der Zusageliste.

6. Die Wahrscheinlichkeit für fehlerhafte Namensschilder wird minimiert, da die Gäste ihre Namen selbst überarbeiten können und Sie kein handschriftlichen Faxe entziffern müssen.

7. Da die Anzahl der Zusagen noch nicht ausreicht, wollen Sie noch schnell ein paar Einladungs-Reminder versenden. Sie müssen nur das Anschreiben formulieren – der Rest dauert keine zwei Minuten. Denn Sie sagen dem altares-GuestManager nur, dass Sie alle diejenigen Gäste anschreiben wollen, die noch nicht zugesagt und noch nicht abgesagt haben. Die Software selektiert die Gäste automatisch – und zwar hochaktuell, denn die Zusagen sehen Sie ja online. Es ist außerdem unerheblich, ob Sie das Schreiben per E-Mail oder per Briefpost oder Fax versenden wollen. Der altares-GuestManager macht das, was Sie wollen.

8. Bei der Veranstaltung werden die erschienen Gäste gleich elektronisch erfasst (bspw. durch einen Barcode oder eine Einladung mit RFID-Chip). Das ermöglicht eine genaue Einlasskontrolle und eine jederzeitige Übersicht über die bereits erschienenen Gäste.

9. Schon während der Veranstaltung ist das gesamte Gäste-Reporting fertig, denn die Daten liegen ja bereits elektronisch vor.

FAZIT

Dieses Beispiel illustriert, dass Sie viel Zeit und Ressourcen durch die Automatisierung besonders zeit- und personalintesiver Organisations- und Datenübertragungsarbeiten sparen können.

Worauf warten Sie noch? Rufen Sie an und vereinbaren eine Onlinepräsentation (0211 550 262 100).